Khi nghiên cứu về năng suất cá nhân, mình để ý có một phương pháp luôn được các productivity gurus (bậc thầy về năng suất) nhắc đến và sử dụng, đó là phương pháp Eisenhower, hay còn gọi là ma trận Eisenhower.
Phương pháp Eisenhower là phương pháp quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên, theo đó, chúng ta sẽ sử dụng 2 tiêu chí để quyết định xem công việc nào cần làm trước và công việc nào có thể để sau, đó là sự quan trọng (importance) và sự cấp thiết (urgency) của công việc.
Mình đã dành khoảng 1 năm để thử nghiệm phương pháp này, và mình muốn chia sẻ với các bạn về điểm lợi và hại của nó trong bài blog lần này.
Nội dung bài blog này sẽ được chia làm 3 phần:
- Tổng quan về phương pháp Eisenhower
- Cụ thể về phương pháp Eisenhower
- Những điều bạn cần lưu ý trước khi bắt đầu phương pháp Eisenhower
1. Tổng quan về phương pháp Eisenhower
Phương pháp Eisenhower được đặt tên theo Dwight D. Eisenhower – tổng thống thứ 34 của Mỹ.
Là đại tướng 5 sao (cấp cao nhất) của quân đội Mỹ, Eisenhower đã đóng góp to lớn vào quá trình xây dựng hệ thống đường quốc lộ liên bang Mỹ, thành lập NASA, kí kết hiệp định đình chiến tại Nam Triều Tiên, và giúp xoa dịu căng thẳng giữa Mỹ và Nga trong chiến tranh thế giới thứ 2. (nguồn: Whitehouse.gov)
Để có thể “năng suất” như vậy trong suốt cuộc đời và 2 nhiệm kì làm tổng thống của mình, Eisenhower phải tự trang bị cho mình một phương pháp để suy nghĩ và đưa ra quyết định. Cũng không ngạc nhiên gì khi mọi người lại sử dụng chính tên ông để đặt tên cho phương pháp đó, và truyền bá cho nhau mãi về sau này.
Về cơ bản, phương pháp Eisenhower sẽ dựa trên 2 tiêu chí để đánh giá mức độ ưu tiên của công việc, đó là sự quan trọng và tính cấp thiết. Giả sử chúng ta có một danh sách những công việc/hoạt động trong ngày, nhưng chưa biết nên làm cái gì trước, cái gì sau, chúng ta sẽ chỉ cần nhìn vào 2 tiêu chí này là có thể bắt đầu quá trình “sàng lọc”.
Nếu kết hợp 2 tiêu chí này ở trên một biểu đồ gồm 2 trục x, y, chúng ta sẽ có được 4 sự kết hợp, và cũng chính là 4 mức độ ưu tiên của một công việc (sắp xếp từ ưu tiên nhất tới ít ưu tiên nhất)
- Mức 1: Quan trọng và cấp thiết
- Mức 2: Quan trọng, nhưng không cấp thiết
- Mức 3: Không quan trọng, nhưng cấp thiết
- Mức 4: Không quan trọng, không cấp thiết
Với mỗi một mức độ, Eisenhower sẽ có một cách giải quyết khác nhau:
- Quan trọng và cấp thiết (mức 1): phải hoàn thành luôn và ngay lập tức
- Quan trọng, nhưng không cấp thiết (mức 2): phải lên kế hoạch và tập trung trong dài hạn
- Không quan trọng, nhưng cấp thiết (mức 3): nhờ một ai đó làm hộ hoặc tìm cách nào đó để sử dụng ít nguồn lực nhất để thực hiện
- Không quan trọng, không cấp thiết (mức 4): đây là những công việc không mang lại giá trị, cần loại bỏ.
Và sau đây chúng ta sẽ cùng đi qua từng mức độ nhé!
2. Cụ thể về phương pháp Eisenhower
Mức độ 1: Quan trọng và cấp thiết
Những công việc quan trọng và cấp thiết là những công việc cần bạn phải hành động ngay, nếu không bạn sẽ phải chấp nhận một hệ quả không mong muốn.
Những công việc có mức độ 1 thường là những công việc do người khác giao cho bạn, hoặc là một việc quan trọng nhưng bạn lại trì hoãn nó cho tới khi nó trở nên cấp thiết. Một vài ví dụ điển hình cho những công việc ở mức độ 1:
- Bạn bị client “dí” deadline ngày mai phải có proposal (bạn là account manager)
- Ống nước nhà bạn bị vỡ và cả nhà bị ngập (bạn là chủ nhà)
- Bạn đang đi thi nhưng xe bị hỏng giữa đường (bạn là sinh viên)
Tuy rằng đây là cấp độ vừa quan trọng vừa cấp thiết, nhưng mình nghĩ rằng chúng ta không nên để quá nhiều công việc “xảy ra” ở trong mục này. Lý do là bởi việc phải làm những công việc có áp lực cao (và hệ quả lớn) trong một thời gian dài có thể khiến bạn bị stress, tinh thần mệt mỏi, mất ngủ và mất kiểm soát cuộc sống.
Đa số chúng ta ai cũng từng sống qua những tháng kinh hoàng thời sinh viên, khi mà chúng ta không chịu học trên lớp và đến gần sát ngày mới bắt đầu giở slide ra học. Khi đó, môn nào cũng là quan trọng và cấp thiết. Nhưng cũng khi đó, chúng ta mất nguyên cả tháng trời thức khuya dậy sớm, lúc nào cũng đến trường trong tình trạng ủ rũ, tệ hơn thì trễ học, trễ làm, trễ luôn cả thi nữa :v
Mức độ 2: Quan trọng nhưng không cấp thiết
Những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết thường sẽ không có một deadline rõ ràng, và sẽ thường có những tác động tích cực về mặt lâu dài. Những công việc này thường sẽ không thể hoàn thành ngay trong một sớm một chiều, mà phải được lặp lại, tối ưu và hoàn thành hằng tháng, hằng tuần, thậm chí hằng ngày như một thói quen.
Những công việc tiêu biểu nằm trong mức độ 2 có thể kể đến:
- Xây dựng mối quan hệ tốt với bạn bè, đồng nghiệp
- Tập thể dục thể thao, chăm sóc sức khoẻ
- Học một kĩ năng, kiến thức mới
Như bạn có thể thấy, những “công việc” kể trên thực sự không phải là công việc, mà giống những thói quen hơn. Nếu chúng ta không thực hiện hôm nay, thì không có chuyện gì nghiêm trọng xảy ra cả. Chính vì không cấp thiết nên chúng ta lại thường hay trì hoãn những thói quen tốt này, và thay vào đó là những công việc cấp thiết nhưng không quan trọng (mức 3) hoặc không cấp thiết cũng không quan trọng luôn (mức 4).
Nếu được biểu diễn lại ma trận Eisenhower thì mình sẽ vẽ một vòng tròn với mức 2 chiếm đa số phần trăm. Bởi lẽ, toàn bộ những công việc trong mục này là công việc mà mình muốn làm, mình chủ động làm được, và mang lại nhiều giá trị về mặt lâu dài cho cá nhân mình.
Nếu bạn có nhiều công việc ở mục này, bạn nên bắt đầu sử dụng một công cụ nào đó để sắp xếp và phân bổ thời gian để hoàn thành chúng.
Mức 3: Cấp thiết nhưng không quan trọng
Cái gì đã không quan trọng thì chắc chắn không thể mang lại giá trị bền vững cho bạn. Đây là suy nghĩ của mình với những công việc nằm trong mức số 3 này.
Giống những công việc ở mức 1, các công việc ở mức số 3 thường sẽ có một khung thời gian rất rõ ràng (cấp thiết mà), và cũng thường xảy ra do yếu tố ngoại cảnh:
- Bạn đang ngồi làm việc và có điện thoại
- Sếp của bạn nhờ bạn chuẩn bị slide cho buổi thuyết trình ngày mai
- Có một cửa hàng đang giảm giá mạnh và ngày mai hết hạn
Với những công việc này, bạn nên thử tìm ai đó có thể giúp bạn hoàn thành được công việc (nhờ đồng nghiệp chuẩn bị slide hộ, nhờ bạn mua đồ hộ), hoặc tìm cách nào đó để bạn ít phải tốn thời gian và nguồn lực vào đó nhất.
Tuy rằng những công việc cấp thiết thường đến vào lúc bất ngờ, không phải là không có cách để chúng ta né được chúng. Những công việc ở mức 3 này thường có thể đoán trước được (dựa vào hành vi hoặc môi trường xung quanh), và cũng dựa vào chính cá nhân chúng ta nữa (chúng ta có để cho chúng xảy ra hay không)
Nếu như chúng ta tự xây dựng cho mình được những quy tắc riêng, và để cho mọi người biết được những quy tắc đó, chúng ta đã giảm thiểu được việc bị làm phiền hơn rất nhiều.
Ví dụ, mình có một quy tắc là không gọi điện trong giờ làm việc, và mình nhắn với gia đình mình là chỉ gọi mình khi có việc rất khẩn cấp. Hoặc, mình luôn “block” lịch làm việc của mình vào các buổi sáng, để mọi người không đặt các buổi họp bất ngờ làm mình bị xao nhãng. Bằng cách này, mình sẽ ít khi gặp phải những trường hợp kể trên nữa.
Mức 4: Không cấp thiết, không quan trọng
Eisenhower cho rằng những công việc không cấp thiết, cũng không quan trọng thì nên bị loại bỏ. Tuy nhiên để thực sự nghĩ ra được một cái gì đó trong cuộc sống mình vừa không cấp thiết, vừa không quan trọng thì thực sự rất khó.
Cá nhân mình nghĩ rằng những thứ không cấp thiết và không quan trọng sẽ ít khi “xuất hiện” một cách chủ động, mà thường là hệ quả hoặc là thói quen mà chúng ta ít nhận thức tới. Mình cũng sẽ không gọi nó là “công việc” bởi vì… well… bạn xem ví dụ nhé:
- Lướt mạng xã hội quá lâu
- Mua sắm quá nhiều đồ không cần thiết
- Đi ngủ quá muộn vì cày Netflix quá lâu
Đối với mình, để “tìm” ra được những việc thuộc mức độ này, mình sẽ thường ném những việc mà không thể xếp vào 1, 2 hay 3 vào đây. Tuy nhiên, khác với quan điểm của Eisenhower, mình không nghĩ rằng chúng ta nên loại bỏ hoàn toàn những thứ thuộc mức độ 4 này khỏi cuộc sống.
Lướt mạng xã hội không phải là xấu. Nó giúp chúng ta nắm bắt thông tin, theo dõi trend, và cập nhật tình hình bè bạn. Xem Netflix cũng không phải là không tốt. Nó giúp chúng ta giải trí sau những giờ làm việc căng thẳng.
Mình nghĩ rằng với những thứ như vậy, chúng ta nên có những giới hạn nhất định trong cuộc sống (ví dụ lướt mạng xã hội 15 phút/ngày). Vượt quá giới hạn này thì những thói quen này sẽ trở thành xấu và mới thực sự cần được hạn chế/loại bỏ.
3. Những điểm cần lưu ý trước khi bắt đầu phương pháp Eisenhower
Chúng ta cần biết cái gì là quan trọng
Do cốt lõi của phương pháp Eisenhower dựa trên độ quan trọng của một công việc (không tính độ cấp thiết vì cái đó gần như bạn không thể kiểm soát được), nên để áp dụng được phương pháp này, bạn cần biết điều gì là quan trọng trong cuộc sống của mình.
Sự quan trọng của một việc phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh, giá trị sống và mục tiêu của mỗi người. Cá nhân mình không thể chỉ cho bạn điều gì là quan trọng nhất, và mình càng không thể viết một bài phân tích về điều đó được (thật nhảm nhí khi cố gắng chứng minh một điều gì là quan trọng với tất cả mọi người).
Kể cả, chúng ta hãy cùng lấy ví dụ, việc tập thể dục, cũng không hề có độ quan trọng giống nhau với mỗi người. Với một vài người (như mình), tập thể dục là (hơi) quan trọng vì nó ảnh hưởng tới năng suất hằng ngày khi đi làm. Nhưng với các vận động viên, tập thể dục không những quan trọng mà còn cấp thiết, bởi họ sắp tham gia vào một cuộc thi lớn và việc rèn thể lực hằng ngày là điều bắt buộc. Mình có thể nghỉ buổi tập gym ngày hôm nay, nhưng với các vận động viên thì đó là việc không thể trì hoãn.
Với một vài người khác, đọc sách có thể rất quan trọng. Tuy nhiên, một số lại cho rằng họ học tốt hơn thông qua việc thực hành, như tham gia vào các workshop, hoặc tự mở một business của riêng mình.
Nguồn ảnh: Egor Myznik trên Unsplash
Xác định những điều quan trọng với bản thân là một việc… quan trọng khi áp dụng phương pháp Eisenhower, bởi nó sẽ giúp bạn bình tĩnh và dễ dàng phân loại được công việc loại 1 và loại 3. Khi bạn nắm rõ mình muốn (làm) gì, bạn cũng sẽ đưa ra quyết định một cách triệt để và quyết liệt hơn.
Cũng giống như khi làm phát triển sản phẩm, một khi mình đã nắm rõ tầm nhìn của công ty, mình sẽ cảm thấy việc lựa chọn phát triển tính năng nào trước dễ dàng hơn rất nhiều. Đối với những khách hàng yêu cầu những tính năng mà mình biết là không khớp với tầm nhìn này, mình cũng cảm thấy thoải hơn khi giải thích và từ chối họ. Mình sẽ không phải mất nhiều thời gian để interview hay trao đổi qua lại thêm về tính năng đó nữa.
Eisenhower phù hợp với việc sắp xếp, hơn là với việc phản ứng
Sau khoảng vài tuần ứng dụng phương pháp này thì mình nhận ra rằng phương pháp Eisenhower sẽ phát huy hiệu quả cao nhất khi mình có một danh sách những việc mình cần làm.
Bên cạnh sự thật là lên kế hoạch sẽ luôn vui hơn là lúc thực hiện, thì phương pháp Eisenhower sẽ yêu cầu mình phải tập trung suy nghĩ xem một công việc có thực sự quan trọng và cấp thiết hay không. Đồng thời, khi có một công việc mới được bổ sung vào trong hàng chờ, nó sẽ thay đổi tầm quan trọng của những công việc khác, và buộc chúng ta phải suy nghĩ xem giờ thì làm cái nào trước cái nào sau (không phải cứ cái nào vào trước thì làm trước)
Nguồn ảnh: https://amontalenti.com/2019/11/04/work-is-a-queue-of-queues
Cuộc sống của chúng ta sẽ luôn có những điều bất ngờ đến vào lúc chúng ta không kịp chuẩn bị. Nếu như chúng ta cứ phải dừng lại, suy nghĩ xem công việc đó rơi vào mục 1,2,3 hay 4, rồi mình có nên làm tiếp công việc hiện tại hay không, thì sẽ rất dễ bị phân tán tư tưởng, từ đó giảm hiệu suất làm việc.
Mình nghĩ, do đó, phương pháp Eisenhower này không nên được dùng để phân loại công việc ngay tại thời điểm nó đến, mà ở thời điểm bạn cần nó đi. Có thể đó là cuối ngày, khi mà bạn đang lên kế hoạch cho hôm sau, hoặc đầu ngày, khi mà bạn đang xem mình cần làm gì cho hôm nay.
Benjamin Franklin, người có mặt trên đồng tiền 100USD Mỹ, luôn tự hỏi mình vào mỗi buổi sáng: “Mình nên làm điều gì tốt đẹp ngày hôm nay?” và luôn giữ một cuốn nhật ký bên mình để ghi chép lại những gì mình đã làm được.
Câu hỏi của Benjamin giúp ông nghĩ ra và sắp xếp những gì mình muốn làm, để sau đó trong ngày ông có thể tập trung vào hoàn thành những việc đó. Mình nghĩ chúng ta cũng có thể làm điều tương tự với phương pháp Eisenhower.
Vậy phương pháp Eisenhower này dành cho ai?
Nếu cuộc sống và công việc của bạn luôn thay đổi và danh sách các công việc hằng ngày của bạn luôn “đầy dần đều” thì Eisenhower sẽ là một chiếc la bàn tốt giúp bạn tái định hướng và tập trung vào điều quan trọng nhất với bản thân mình.
Dựa vào miêu tả trên thì mình thấy những người được hưởng lợi nhất từ Eisenhower sẽ là các bạn sinh viên đã, đang và sắp ra trường. Đa số các bạn sinh viên sẽ không chỉ đi học trên lớp, mà có thêm một công việc bán thời gian. Bạn nào năng động thì sẽ có thêm hoạt động câu lạc bộ, hội nhóm. Vì đây cũng là thời gian trước khi mọi người thực sự bước chân vào thị trường lao động nên nhiều bạn cũng đang rục rịch lên kế hoạch học những kiến thức mới, trau dồi bằng cấp, kỹ năng. Với tất cả những thứ kể trên thì chắc chắn todo list của một bạn sinh viên dù là ít năng động nhất cũng sẽ khá dày đặc, và luôn luôn thay đổi mỗi ngày. Đặc biệt, khi mà những gì các bạn đang chuẩn bị trong thời gian này là “quan trọng nhưng chưa cấp thiết” thì việc có một công cụ giúp các bạn loại bỏ những thứ không liên quan ra là vô cùng cần thiết để gia tăng sự tập trung.
Với những bạn đang đi làm, mình thấy Eisenhower sẽ ít cần thiết hơn, vì thông thường một dự án lớn sẽ kéo dài nhiều ngày/tuần/tháng, và công việc hằng ngày của chúng ta sẽ ít thay đổi. Ngay cả những công việc làm trực tiếp với khách hàng thì những deadline sẽ “giúp đỡ” bạn quyết được nên làm gì trước và nên làm gì sau.
Ở trong môi trường corporate thì cái gì quan trọng và cái gì không quan trọng thường khá rõ ràng (nó có liên quan đến project hiện tại của bạn không, có phải sếp bạn là người giao không…) và vì thế nên todo của bạn gần như sẽ luôn được tự động sắp xếp. Mình nghĩ rằng với các bạn đang đi làm thì chúng ta cần một công cụ để lưu lại nhanh những gì chúng ta cần làm, và công cụ quản lý thời gian hơn là công cụ để phân loại như Eisenhower.
Lời kết
Nếu bạn đang có một danh sách dài những việc cần làm, và chưa biết bắt đầu từ đâu, thì Eisenhower sẽ là một phương pháp rất phù hợp với bạn.
Với những công việc trong nhóm 1 (quan trọng, cấp thiết): Bạn nên cố gắng hoàn thành sớm, và cố gắng giảm bớt công việc ở nhóm này để tránh làm việc quá sức hoặc stress trong thời gian dài.
Với những công việc trong nhóm 2 (quan trọng, không cấp thiết): Bạn nên tập trung vào những công việc trong nhóm này. Đặt lịch, tạo thói quen, mỗi ngày dành thời gian cho nó một chút, vì đây là những công việc cần sự đầu tư mới có thể cho ra kết quả tốt được.
Với những công việc trong nhóm 3 (không quan trọng, cấp thiết): Bạn nên giảm thiểu tối đa thời gian và công sức bạn dành cho nhóm này. Nếu được, cố gắng giao/nhờ người khác làm hộ thì tốt, còn không thì mình nghĩ ra các biện pháp để lần sau nó không còn xảy ra nhiều nữa.
Với những công việc trong nhóm 4 (không quan trọng, không cấp thiết): Bạn nên đặt ra giới hạn cho các “công việc” trong nhóm này. Mình nghĩ việc giải trí, nghỉ ngơi cũng là điều cần thiết, nhưng nếu nhiều quá thì sẽ chẳng mang lại giá trị lâu dài gì.
Nhận xét
Đăng nhận xét